Equipes Remotas

Esse post não está relacionado ao GTD mas não vou criar outro blog só pra postar isso. ;-)
Este é um artigo que escrevi e apresentei num congresso de Gerenciamento de Projetos em 2011, na cidade de São Paulo.
Descreve minha experiência na gestão de uma equipe virtual (ou equipe remota), isto é, um time onde as pessoas trabalham em escritórios distantes uns dos outros. Quais são as melhores ferramentas e práticas de gestão para se trabalhar com uma equipe desta característica? Tudo respondido lá no artigo.
Espero que seja de bom proveito para você.

Equipes remotas: ferramentas e práticas de gestão em um caso real

Boa leitura.

Roteiro para a Revisão Semanal

1. Verifique se todos os seus pontos de coleta estão vazios (Inbox e-mail, inbox física, caderno, post-its, etc)

2. Revise seu calendário na semana que passou e veja se algum item de ação precisa ser criado (de reuniões que você teve, conference calls, etc).

3. Revise a semana que entra e verifique se há algum compromisso para o qual você tenha que se planejar (e crie uma ação para ele).

4. Reveja sua lista de projetos (um a um) e veja se há alguma ação que você possa (ou deva) fazer.

5. Revise sua lista de reuniões 1:1 para ações.

6. Revise a lista "Ler".

7. Revise a lista "Talvez Algum Dia".

-- Nesse ponto você deveria ter uma lista de ações 100% atualizada (com as ações capturadas nos passos anteriores) --

8. Repasse sua lista de ações e transfira para o calendário aquelas que você tem que executar ao longo da próxima semana. Aquelas que você não tem que executar, deixe-as na lista de ações (tasks) e, ao longo da semana, vá executando conforme der.

-- FIM DA REVISÃO SEMANAL --

Este roteiro é uma adaptação do roteiro do livro "Take Back Your Life!: Using Microsoft Office Outlook 2007 to Get Organized and Stay Organized".

Teste seu QI em GTD

Teste básico (mas interessante, apesar de marketeiro) de quanto proveito você está tirando do GTD (em Inglês): http://www.gtdiq.com/

Qual a sua faixa no GTD?

À moda Artes Marciais, David Allen nos indica qual o seu grau de desenvolvimento na prática do GTD por cores de faixas: Branca, Amarela, Verde, Marrom e Preta.
Verifique em qual estágio você está: link.

Verbos para Projetos X Verbos para Próximas Ações

Um post na lista gtdbr feito pelo Marco enumerou os verbos que, quando utilizados para descrever uma "tarefa", dão uma dica se esta tarefa é uma "Próxima Ação" ou um "Projeto".

Os verbos são os seguintes:

Verbos que indicam Projetos:

• Apresentar
• Finalizar
• Solucionar
• Tratar
• Submeter
• Projetar
• Completar
• Garantir
• Atualizar
• Instalar
• Implementar

Verbos que indicam Próximas Ações:

• Ligar ( telefonar )
• Organizar
• Revisar
• Comprar
• Preencher
• Localizar
• Descartar
• Pesquisar ( web )
• Colher
• Imprimir
• Rascunhar
• Enviar ( email )

Ou seja, se você escreveu como uma atividade a ser realizada: "Submeter o formulário para aprovação", é muito provável que você tenha que sub-dividir essa atividade em outras menores. Por exemplo:
(1) obter uma cópia do formulário,
(2) preencher o formulário,
(3) enviar o formulário para aprovação.

Note os verbos! Inicialmente você escreveu "submeter", e ao sub-dividir em atividades menores os verbos ficaram: obter, preencher e enviar. Compare os verbos com as listas acima! Sua frase original descrevia um Projeto e não uma Próxima Ação! ;-)

Esta é uma boa dica para ajudar você a determinar se de fato sua lista de Próximas Ações está de acordo com a proposta do GTD.

Referências:

• GTD: Project Verbs vs. Next-Action Verbs (em Inglês)
• gtdbr@yahoogrupos.com.br

Uso de Tasks e do Calendário para Organizar e Priorizar Tarefas

Os autores do livro "Take Back Your Life! Using Microsoft Office Outlook 2007 to Get Organized and Stay Organized" disponibilizam uma apresentação Web (link) sobre como usar o calendário para priorizar e planejar as próximas tarefas.
Supostamente é para ser assistido por quem já leu o livro, pois assim fica mais fácil entender os termos e o método utilizados durante a apresentação.
No entanto, pode-se tirar proveito da apresentação mesmo sem ter lido o livro. Tenha em mente os seguintes termos e seus significados:

• Os autores têm uma abordagem um tanto quanto "top-down", ou seja, você começa enumerando quais são seus grandes objetivos (Areas of Focus) e respectivos projetos (Meaningful Objectives).
• Uma Strategic Next Action (SNA) é uma atividade que não possui dependência de nada. Ou seja, pode ser realizada rapidamente e sem empecilhos. Os autores dão um exemplo de "comprar lâmpada para o banheiro"; em princípio parece uma atividade sem dependências, mas você já sabe qual é o modelo da lâmpada? (incandescente, fluorescente, quantos watts, etc). Se você não tem essas informações ainda, então "comprar lâmpada para o banheiro" está mais para um "projeto" do que para uma SNA. (Mais detalhes no livro...)
• Os elementos básicos para se fazer os passos descritos na apresentação são: você já fez toda a coleta na forma de Tasks (do Outlook), você tem todos os seus Meaningful Objetives mapeados (também em Tasks), e você vai fazer a sua revisão semanal.

Creio que com esses elementos já dá para entender a apresentação.
Aliás, é tudo em Inglês (sem legenda...).
Bom proveito.

Livro sobre GTD usando MS Outlook

Take Back your Life: Using Microsoft Office Outlook 2007 to Get Organized and Stay Organized.
Sally McGhee e John Wittry
Microsoft Press - 2007

Metodologia do GTD aplicada ao uso do MS Outlook.
Até onde sei, não está disponível em Português, mas você pode comprar pelo site da Amazon.
Os autores mostram como aplicar a metodologia do GTD (apesar de não fazerem referência explícita ao método :-) ) utilizando o Microsoft Outlook como ferramenta.
É um livro prático e que ao mesmo tempo serve como referência genérica sobre organização pessoal e estabelecimento de metas pessoais e profissionais.
Não é um livro no formato "For Dummies", o que é bom (o livro não fica gastando páginas e mais páginas com cópias de tela que só servem para aumentar a grossura do livro).
É um livro honesto e prático que vale a pena ler.